O
THE OUTBOUNDERS Executive Portal
🗺️ Зведений Гант WhatsApp VIP
Для Керівника Агентства (Managing Director) • Повний незрізаний операційний стандарт

Єдиний операційний центр The Outbounders:
Клієнти, Діаграма Ганта, Найм команди, Регламенти (SOPs) та 90-денний план

Ця сторінка — вичерпний путівник для Керівника агентства. Тут зібрано все без скорочень: повний перелік усіх 84 завдань нашої 4-тижневої інтеграції для двох бойових клієнтів (Leomare Bukovel та ADMS Watch), матриця ролей RACI, посадові профілі для негайного найму (Акаунт, ШІ-інженер, Media Buyer), регламенти підтримки клієнтів (SLA) та календар дій директора на 90 днів.

Активні клієнти
2 Проекти
Leomare + ADMS
Спринт 1-го місяця
4 Тижні
15.09 — 12.10 (Під ключ)
Модель з 2-го міс.
Retainer
+ SaaS маржа 1.5x–2.0x
Всього задач у базі
84 Задачі
По 42 на клієнта
База знань RAG
14,912 ст.
PostgreSQL pgvector
SLA Реагування
< 15 хв
P1 Критичні інциденти
Розділ 1

Фундаментальна бізнес-модель агентства

Як побудований дохід, чому інтеграція триває strictly 4 тижні та як ми отримуємо recurring revenue.

1

Місяць 1: Підписка на повну інтеграцію (4 Тижні)

Клієнт купує комплексне впровадження системи «під ключ». Ми категорично не розтягуємо інтеграцію на 2 місяці. Наш відпрацьований пайплайн дозволяє за 30 днів (15.09 – 12.10) пройти всі 4 фази: від створення кабінету CRM і підключення RAG ШІ-консультанта до запуску реклами Meta Ads та бойового стрес-тесту.

Цінність для клієнта: Вже наприкінці 4-го тижня клієнт бачить перші реальні броні та заявки, оброблені ШІ.
2

Місяць 2+: Щомісячний Retainer (Ведення та ріст)

Починаючи з 2-го місяця, клієнт сплачує щомісячний Retainer. Агентство бере на себе:

  • Закупівлю трафіку в Meta Ads, тестування зв'язок, масштабування бюджету.
  • Щомісячне донавчання ШІ за базою нерозпізнаних запитань клієнтів (SOP-05).
  • Гарантію безперебійної роботи серверів та підтримку SLA (до 15 хв на P1).
  • Щотижневі маркетингові звіти та щоквартальні бізнес-рев'ю (QBR).
3

SaaS Rebilling: Пасивний високомаржинальний дохід

Всі клієнтські субаккаунти підключені до агентського білінгу GoHighLevel:

  • Гаманець клієнта (Agency Wallet): Автопоповнення на $50 при залишку < $10 з банківської картки клієнта.
  • Агентська націнка (Markup Multiplier): 1.5x–2.0x на всі вихідні SMS, розмови у WhatsApp (Meta Cloud API) та токени ШІ.
  • Цей дохід капає автоматично щодня, забезпечуючи додаткову чисту маржу агентства.
Розділ 2

Наші 2 активні клієнти та детальний перелік задач (84 задачі)

Виберіть клієнта або переглядайте всі задачі з покроковими інструкціями.

Відкрити повну графічну шкалу Ганта ↗
Готельний комплекс (Буковель)

LEOMARE BUKOVEL

Location ID: sPjXRF04G5SeD4cto4Il

38%
16 з 42 задач
🎯 Мета: Прямі бронювання номерів/шале без сплати 15-20% комісії Booking.com.
🔧 Інтеграція: Servio PMS API (https://leomare-svc.servio.support/ServioExternalService).
📸 Стандарт креативів: Тільки живі інтер'єри з реальними гостями (пари, сім'ї). Стерильні порожні номери суворо заборонені.
● Поточний етап: Т1 (CRM) ➔ Т2 (ШІ) Гант Leomare ↗
Bespoke Haute Horlogerie

ADMS WATCH

Location ID: hX38HkeduaI9GPCwE1E2

36%
15 з 42 задач
🎯 Продукт & Чек: Годинники ручної роботи, Швейцарія/ЄС. AOV €10,000 – €17,000.
⚠️ ЗАЛІЗНИЙ ЗАКОН: СУВОРО БЕЗ ЗНИЖОК! Заборонено слова "дисконт", "-20%", "купон". Лише "Bespoke Consultation", "Private Viewing".
📸 Стандарт креативів: Макро-фото механізмів + бездоганна верстка векторної типографіки через Puppeteer 1080x1920.
● Поточний етап: Т1 (VIP CRM) ➔ Т2 (ШІ) Гант ADMS ↗

Реєстр завдань проекту (42 задачі на клієнта)

Натисніть «Інструкція ℹ️» біля будь-якого завдання для перегляду покрокового керівництва (How-To).

ID Назва завдання / Опис Тиждень Дедлайн Хто робить Статус Керівництво
#1.1
Створення Sub-Account та бізнес-профілю
POST /locations/ with business profile payload
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.10
Основна воронка продажів (Sales Pipeline)
POST /opportunities/pipelines
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.11
Форми захоплення контактів та квізи для сайту
POST /forms
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.12
Віджет живого чату GHL для сайту (Chat Widget)
PUT /chat-widget
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.13
Підключення Facebook Page & Instagram Direct
Settings -> Integrations -> Facebook / Instagram
 Т1–Т2 28.09 Клієнт ⏳ Очікує клієнта
#1.14
Підключення WhatsApp Business API
Settings -> WhatsApp
 Т1–Т2 28.09 Клієнт ⏳ Очікує клієнта
#1.15
Запуск першої рекламної кампанії Meta (Спринт 1)
Meta Ads Manager campaign launch
 Т1 21.09 Спільно ● В роботі
#1.16
Telegram Бот-Штаб для відділу продажів (<60 сек)
Custom Webhook via telegram_bot_daemon.mjs
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.2
Brand Board & Фірмовий Дизайн-кит
POST /brand-boards/design-kit
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.3
Глобальні змінні Custom Values
13 custom fields configured. Core fields present.
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.4
Підключення домену для Email (LC Email / Mailgun)
Settings -> Email Services -> Dedicated Sending Domain
 Т1 21.09 Спільно ○ Заплановано
#1.5
Підключення телефонного номера LC Phone / Twilio
POST /phone-numbers/
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.6
Реєстрація A2P 10DLC та політика комплаєнсу
Settings -> Phone System -> Trust Center
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.7
Missed-Call Text-Back (SMS при пропущеному дзвінку)
Settings -> Company -> Missed Call Text Back
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.8
Архітектура Кастомних полів для CRM
POST /locations/{locationId}/customFields
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.9
Система тегів лідів та сегментації бази
POST /locations/{locationId}/tags
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#2.1
Збереження переписок у власну базу даних Postgres
ghl_event_router.mjs inbound webhook processor
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.10
Speed-to-Lead: авто-відповідь <2 хв + SMS менеджеру
Workflows -> Trigger: Form Submitted / Lead Ad
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.11
Багатоканальний ланцюжок прогріву лідів D0–D7
Workflows -> Drip Action across channels
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.12
Trigger Links для відстеження кліків та інтересу
POST /links/
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.2
Інтеграція PMS (Servio / Pynbooking / Opera)
pynbooking_api & pms_report_collector.mjs
 Т2 28.09 Агентство ✓ Завершено
#2.3
Каталог товарів та номерного фонду (Products)
POST /products/
 Т2 28.09 Агентство ⏳ Очікує клієнта
#2.4
Календар запису та онлайн-бронювання консультацій
POST /calendars/
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.5
Підключення платіжного шлюзу (Stripe / LiqPay)
Settings -> Payments -> Integrations
 Т2 28.09 Клієнт ○ Заплановано
#2.6
Наповнення векторної бази знань ШІ (AI Knowledge)
Knowledge base: 14912 articles in pgvector (gemini-embedding-2, 3072 dims).
 Т2 28.09 Агентство ✓ Завершено
#2.7
ШІ-Співробітник у режимі Auto-Pilot (Conversation AI)
Settings -> Conversation AI -> Auto-Pilot
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.8
Налаштування цілей бота (Bot Goals)
Conversation AI -> Bot Goals Settings
 Т2 28.09 Агентство ✓ Завершено
#2.9
Протокол передачі діалогу людині (Human Handover)
Workflows -> Human Handover Action
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#3.1
Meta Pixel & Conversions API (CAPI) з наскрізною передачею
Facebook Conversion API Workflow Trigger
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#3.2
Наскрізне захоплення UTM-міток у CRM
GHL Forms UTM hidden fields binding
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#3.3
Виробництво вертикальних Stories/Reels 9:16 креативів
Hybrid compositing pipeline (Separation of Image & Typography)
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#3.4
Аудиторії ретаргетингу та синхронізація бази
Meta Custom Audiences CRM Sync
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#3.5
Інтеграція Google Business Profile (Мапи та відгуки)
Settings -> Integrations -> Google Business
 Т3 05.10 Спільно ○ Заплановано
#3.6
Автоматичний збір відгуків після виїзду (Google Reviews)
Workflows -> Review Request Action
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#3.7
Авто-повернення незавершених бронювань (Abandoned Recovery)
Workflows -> Wait 24h -> If Stage = Offer Sent
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#3.8
Підключення Social Planner (Авто-постинг)
POST /socialplanner/post
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#4.1
Підключення персоналу до мобільного додатку LeadConnector
Client Portal Branded Mobile APP Setup
 Т4 12.10 Спільно ○ Заплановано
#4.2
Кампанія утримання та реактивації постійних гостей
Workflows -> Contact Tag = Past Guest
 Т4 12.10 Агентство ○ Заплановано
#4.3
Головний BI Дашборд керівника (CAC, ROAS, швидкість відповіді)
Dashboard Analytics & Reporting
 Т4 12.10 Агентство ○ Заплановано
#4.4
Щоденні автоматичні ранкові та вечірні звіти у Telegram
morning_briefing.mjs & evening_summary.mjs
 Т4 12.10 Агентство ✓ Завершено
#4.5
A/B тестування скриптів продажів та підвищення маржинальності
A/B testing optimization
 Т4 12.10 Агентство ○ Заплановано
#4.6
AI Предиктивний скоринг лідів та авто-масштабування
AI Intent Detection & Lead Scoring Action
 Т4 12.10 Агентство ○ Заплановано
#1.1
Створення Sub-Account та профілю Ательє ADMS Watch
POST /locations/
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.10
Воронка індивідуального замовлення (Bespoke Pipeline)
POST /opportunities/pipelines
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.11
Форма приватного запиту на створення індивідуального годинника
POST /forms
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.12
Віджет персонального консьєржа для сайту (Atelier Concierge)
PUT /chat-widget
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.13
Підключення Instagram & Facebook Maison ADMS
Settings -> Integrations -> Facebook / Instagram
 Т1–Т2 28.09 Клієнт ⏳ Очікує клієнта
#1.14
Підключення WhatsApp Concierge Line
Settings -> WhatsApp
 Т1–Т2 28.09 Клієнт ⏳ Очікує клієнта
#1.15
Запуск тестової кампанії на приватні консультації (Спринт 1)
Meta Ads Manager high-ticket campaign
 Т1 21.09 Спільно ● В роботі
#1.16
Telegram Бот-Штаб для сповіщення директора ательє
telegram_bot_daemon.mjs VIP alerts
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.2
Brand Board: Естетика Haute Horlogerie (Золото, Графіт)
POST /brand-boards/design-kit
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.3
Глобальні змінні Custom Values для Ательє
10 custom fields configured. Core fields present.
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.4
Підключення приватного поштового домену (LC Email)
Settings -> Email Services
 Т1 21.09 Спільно ○ Заплановано
#1.5
Виділена консьєрж-лінія звʼязку (LC Phone / VIP Line)
POST /phone-numbers/
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.6
Політика приватності та A2P 10DLC відповідність
Settings -> Phone System -> Trust Center
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.7
Персоналізований авто-відповідь при пропущеному дзвінку
Settings -> Company -> Missed Call Text Back
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.8
Кастомні поля для персоналізації годинників Bespoke
POST /locations/{locationId}/customFields
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#1.9
Сегментація колекціонерів та статусні теги
POST /locations/{locationId}/tags
 Т1 21.09 Агентство ✓ Завершено
#2.1
Збереження переписок і специфікацій замовлень у Postgres
ghl_event_router.mjs encrypted pipeline
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.10
Speed-to-Lead: приватне вітання <2 хв від Ательє
Workflows -> Speed-to-Lead
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.11
Ланцюжок розкриття годинникової спадщини D0–D7
Workflows -> Drip Nurturing
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.12
Trigger Links для відстеження інтересу до ускладнень
POST /links/
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.2
Інтеграція каталогу серій та деталей виробництва
Database sync with ERP/inventory
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.3
Каталог базових моделей та опцій кастомізації (Products)
POST /products/
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.4
Календар приватних переглядів та консультацій з майстром
POST /calendars/
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.5
Платіжний шлюз для прийому завдатків (Stripe / Bank Wire)
Settings -> Payments
 Т2 28.09 Клієнт ○ Заплановано
#2.6
База знань ШІ з годинникового мистецтва (Horology Knowledge)
Knowledge base: 14912 articles in pgvector (gemini-embedding-2, 3072 dims).
 Т2 28.09 Агентство ✓ Завершено
#2.7
ШІ-Консьєрж ательє у режимі Auto-Pilot (Conversation AI)
Conversation AI Auto-Pilot
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#2.8
Цілі ШІ: Запис на приватну консультацію з майстром
Conversation AI -> Bot Goals
 Т2 28.09 Агентство ✓ Завершено
#2.9
Миттєва передача діалогу персональному менеджеру (Handover)
Human Handover Action
 Т2 28.09 Агентство ○ Заплановано
#3.1
Meta CAPI & Pixel для Haute Horlogerie
Meta Conversion API integration
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#3.2
Наскрізне захоплення джерел запитів (UTM Attribution)
UTM parameter tracking on custom fields
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#3.3
Виробництво макро-креативів деталей механізму 9:16
Macro horology asset compositing
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#3.4
Аудиторії поціновувачів та колекціонерів (Lookalike)
Meta Custom Audiences Sync
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#3.5
Синхронізація репутації та Google Business Ательє
Settings -> Google Integrations
 Т3 05.10 Спільно ○ Заплановано
#3.6
Приватний відгук після доставки годинника (Private Review)
Workflows -> Post-delivery Review
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#3.7
Реактивація відкладених проектів (Dormant Commission Follow-up)
Workflows -> Dormant Lead Flow
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#3.8
Social Planner для публікацій нових робіт мануфактури
POST /socialplanner/post
 Т3 05.10 Агентство ○ Заплановано
#4.1
Мобільний додаток LeadConnector для консьєржа та майстра
LeadConnector mobile app
 Т4 12.10 Спільно ○ Заплановано
#4.2
Сервісна програма та пропозиції доповнення колекції (Patron Care)
Workflows -> Patron Care Sequence
 Т4 12.10 Агентство ○ Заплановано
#4.3
BI Дашборд замовлень Bespoke (AOV 10k-25k+, Конверсії)
Executive Analytics Dashboard
 Т4 12.10 Агентство ○ Заплановано
#4.4
Щоденні аналітичні звіти у Telegram для керівництва Ательє
morning_briefing.mjs & evening_summary.mjs
 Т4 12.10 Агентство ✓ Завершено
#4.5
Оптимізація комунікації та підвищення конверсії у завдаток
High-ticket sales script optimization
 Т4 12.10 Агентство ○ Заплановано
#4.6
AI Скоринг платоспроможності та масштабування звʼязок
AI Predictive Scoring for luxury
 Т4 12.10 Агентство ○ Заплановано
Розділ 3

Повний гайд із найму команди (Hiring Playbook)

Керівник агентства повинен сформувати та очолити бойову команду. Нижче подано вичерпні профілі кандидатів, посадові обов'язки, тестові завдання та «червоні прапорці» для кожної ролі.

AM

1. Акаунт-менеджер (Client Success & Project Lead)

Терміновість найму: ПРІОРИТЕТ #1 (Дні 1–7)

KPI: 0 прострочень дедлайнів клієнтом • Retention 95%+

📋 Щоденні обов'язки:

  • Проведення Kickoff-дзвінка за регламентом SOP-01.
  • Контроль передачі доступів (Meta BM, номери телефонів, фотоматеріали, API ключі PMS).
  • Щоденний моніторинг дедлайнів на діаграмі Ганта (якщо клієнт затримує крок — нагадування в Telegram за 3 години).
  • Ведення щотижневих статус-колів та відправка п'ятничних звітів (SOP-04).
  • Первинний прийом звернень у Helpdesk та постановка завдань інженерам.

🎯 Профіль ідеального кандидата:

  • Досвід акаунтингу/проджект-менеджменту в агентстві від 1.5–2 років.
  • Бездоганна українська мова + впевнена англійська (B2+/C1 для проекту ADMS Watch).
  • Розуміння суті CRM, ворклоу та рекламного трафіку (досвід у GoHighLevel — суттєва перевага).
  • Висока емпатія, але тверда дисципліна у фіксації дедлайнів та домовленостей (Meeting Recap).

🧪 Тестове завдання на співбесіді:

«Клієнт (готель) уже 5 днів не надає API-ключі до системи Servio, через що зривається дедлайн Фази 1 на діаграмі Ганта. Напишіть точне повідомлення власнику готелю, яке збереже лояльність, але спонукає надати доступ сьогодні до 15:00».

🚩 Червоні прапорці:

Боїться дзвонити; не фіксує результати розмови; виправдовує клієнта замість того, щоб керувати процесом.

AI

2. ШІ-Інженер / Інтегратор (AI & Automation Architect / DevOps)

Терміновість найму: ПРІОРИТЕТ #2 (Дні 1–7)

KPI: 99.5% uptime мікросервісів • 0 галюцинацій бота

📋 Щоденні обов'язки:

  • Створення та клонування суб-акаунтів у GHL через Snapshots & API v2.
  • Заповнення та векторизація бази знань (PostgreSQL pgvector) специфікою клієнта.
  • Тонке налаштування системних промптів для виключення галюцинацій та контролю тону.
  • Синхронізація з зовнішніми PMS (Servio, Pynbooking) через REST API.
  • Налаштування тригерів ескалації перехоплення (Live Agent Hand-Off) у Telegram.

🎯 Профіль ідеального кандидата:

  • Володіння JavaScript / Node.js (ES Modules), робота з REST API та Webhooks.
  • Досвід роботи з SQL (PostgreSQL), векторними базами даних та OpenAI / Gemini API.
  • Глибоке розуміння автоматизацій (Make, n8n, GHL Workflows).
  • Уміння читати документацію API та швидко писати надійні мікросервіси.

🧪 Тестове завдання на співбесіді:

«Написати Node.js скрипт, який приймає вебхук від Meta Lead Forms, здійснює семантичний пошук у таблиці pgvector і відправляє лід у GHL з розпізнаванням мови та тегами».

🚩 Червоні прапорці:

Пише код без try/catch; не розуміє різниці між Company Token та Location Token; не контролює ліміти API.

MB

3. Трафік-менеджер / Креативний лід (Media Buyer)

Терміновість найму: ПРІОРИТЕТ #3 (Дні 8–14)

KPI: Стабільний CPL • ROAS 4.0+ • Бездоганна естетика креативів

📋 Щоденні обов'язки:

  • Налаштування пікселів, Meta Conversions API (CAPI) та доменів у Business Manager.
  • Складання ТЗ на креативи за нашим стандартом: живі кадри людей для Leomare, макро-деталі для ADMS.
  • Запуск рекламних кампаній на лід-форми та прямі діалоги у WhatsApp/Instagram Direct.
  • A/B тестування хуків, оферів та аудиторій; відключення неефективних адсетів.
  • Щотижнева аналітика: вартість ліда (CPL), конверсія у бронь, ROI.

🎯 Профіль ідеального кандидата:

  • Досвід у Meta Ads від 2+ років з бюджетами від $3,000–$5,000/місяць.
  • Досвід у нішах нерухомості, готелів, преміум-товарів чи складних B2B послуг.
  • Розуміння психології заможного клієнта (вміння писати тексти без знижкового спаму).
  • Аналітичний склад розуму, володіння Google Таблицями та дашбордами.

🧪 Тестове завдання на співбесіді:

«Скласти структуру кампанії для готелю Leomare в Буковелі на сезон осінь-зима (таргетинг, плейсменти, 3 варіанти текстових хуків для сімейного відпочинку та романтичних пар БЕЗ знижок)».

🚩 Червоні прапорці:

Пропонує знижки «-20%» для преміум-сегменту; не знає, як працює Meta CAPI; покладається виключно на широкі аудиторії без тестування гіпотез.

Розділ 4

Матриця відповідальності агентства (RACI Matrix)

R = Відповідальний за виконання (Responsible) • A = Кінцевий відповідальний за результат (Accountable) • C = Консультує (Consulted) • I = Інформується (Informed).

Бізнес-процес агентства Managing Director Account Manager AI DevOps Engineer Media Buyer Команда клієнта
Pre-Sale, договори та фіксація цілей A / R I C I C
Онбординг, збір доступів та Kickoff Call (SOP-01) I A / R C I R (доступи)
Розгортання CRM, API токенів та PMS інтеграцій I C A / R I C
Пайплайн креативів та налаштування Meta Ads (CAPI) I C I A / R C (фото/відео)
ШІ-бот: база знань RAG, промпти та тестування I C A / R I C (FAQ)
Навчання адміністраторів (LeadConnector App) I A / R C I R (практика)
Щоденний моніторинг лідів та AI Hand-Off (SOP-03) I A / R C (скрипти) I R (відповідь <15хв)
Щотижневий звіт з реклами та конверсій (SOP-04) I A I R I
SaaS Rebilling & контроль балансу гаманця A I R I R (оплата)
Кризовий менеджмент та аварійні збої (P1 SLA) A C R I I
Розділ 5

Операційні регламенти агентства (SOP-01 до SOP-06)

Покрокові алгоритми виконання ключових операційних процесів без жодних скорочень.

SOP-01 Перші 72 години співпраці

Клієнтський онбординг & Kickoff Call

Крок 1: Акаунт-менеджер створює робочий чат у Telegram із представниками клієнта (ЛПР + адміни).
Крок 2: Надсилається форма збору даних (Meta BM ID, телефон WhatsApp, доступи до PMS API, каталог цін, фото/відео).
Крок 3: Проведення 45-хвилинного Kickoff Call у Google Meet. Демонстрація 4-тижневого плану Ганта та фіксація відповідальних.
Крок 4: Відправка Meeting Recap у чат із дедлайнами для передачі матеріалів.
Відповідальний: Акаунт-менеджер
SOP-02 Технічне налаштування білінгу

SaaS Rebilling & Гаманець суб-акаунта

Крок 1: У кабінеті агентства GHL відкрити суб-акаунт клієнта та вкладку «Reselling & Billing».
Крок 2: Налаштувати автоматичне поповнення балансу (Auto-recharge): $50 при залишку менше $10.
Крок 3: Встановити множник маржі агентства: 1.5x на SMS (Twilio), 1.8x на WhatsApp, 2.0x на AI токени.
Крок 4: Прив'язати корпоративну банківську карту клієнта через Stripe.
Відповідальний: Managing Director + ШІ-Інженер
SOP-03 Щоденний цикл (09:30)

Щоденний моніторинг лідів & AI Hand-off

Крок 1: О 09:30 автоматичний скрипт morning_briefing.mjs надсилає звіт у Telegram (нові ліди, статус ШІ).
Крок 2: Акаунт відкриває Smart List «Ескалації на людину» в кабінеті клієнта.
Крок 3: Якщо адміністратор клієнта не відповів на гарячий лід протягом 15 хвилин — акаунт здійснює контрольний дзвінок або пише адміну в Telegram.
Крок 4: Фіксація кількості закритих угод у PMS.
Відповідальний: Акаунт-менеджер + Команда клієнта
SOP-04 Щоп'ятниці о 16:00

Щотижнева звітність та рев'ю результатів

Крок 1: Media Buyer збирає дані: витрати Meta Ads, кліки, покази, кількість лідів, вартість за лід (CPL).
Крок 2: Акаунт перевіряє кількість кваліфікованих угод та броней у CRM/PMS і рахує ROAS.
Крок 3: Формується 1-сторінковий звіт без складного жаргону або записується 3-хвилинне Loom-відео.
Крок 4: Відправка звіту у спільний чат із планом тестів на наступний тиждень.
Відповідальний: Media Buyer + Акаунт-менеджер
SOP-05 Щомісячно (Retainer)

Аналіз нерозпізнаних питань & AI Tuning

Крок 1: Вивантаження журналу діалогів, де бот потребував допомоги людини (unmatched queries).
Крок 2: Кластеризація прогалин у знаннях (нові сезонні страви, правила відвідування спа, деталі доставки годинників).
Крок 3: Доповнення бази знань PostgreSQL pgvector новими статтями з генерацією ембеддінгів (3072 виміри).
Крок 4: Регресійне тестування 10 контрольних питань перед оновленням промптів на бойовому сервері.
Відповідальний: ШІ-Інженер / DevOps
SOP-06 Тиждень 3–4

Навчання персоналу клієнта (LeadConnector App)

Крок 1: Передача персоналу 3-хвилинної відеоінструкції щодо встановлення мобільного додатку LeadConnector.
Крок 2: Перевірка налаштувань сповіщень: обов'язкові Push-повідомлення при передачі діалогу людині.
Крок 3: Проведення симуляції на 2 тестових лідах: адміністратор перехоплює чат у ШІ в 1 клік і відповідає.
Крок 4: Фіксація розуміння та надання пам'ятки адміністратора.
Відповідальний: Акаунт-менеджер
Розділ 6

Система підтримки клієнтів (Helpdesk & SLA)

Чітка 3-рівнева ескалація, яка гарантує вирішення будь-яких технічних чи операційних питань у встановлені терміни.

T1

Tier 1: Вбудований ШІ-віджет (5 секунд)

Працює у правому нижньому кутку кабінету клієнта. Відповідає на питання адмінів: «Як змінити пароль», «Як створити контакт», «Де подивитися аналітику». Закриває до 80% типових запитів.

T2

Tier 2: Акаунт-менеджер + Тікет у CRM

Звернення у спільному Telegram-чаті або Live Chat. Створюється картка в пайплайні «Support Desk». Акаунт підтверджує отримання протягом 15 хвилин та координує виконання інженером.

T3

Tier 3: Аварійне підключення DevOps

Критичні збої інфраструктури (падіння сервера, збій Meta CAPI, зупинка прийому броней). Прямий зв'язок із Керівником агентства та провідним DevOps-інженером. Ліквідація до 2 годин.

Рівень пріоритету Типові приклади ситуацій Час реакції Час вирішення Відповідальні особи
P1 (Критичний) Зупинка рекламного трафіку, падіння сервера VPS, помилка авторизації OAuth, не проходять бронювання в Servio. < 15 хвилин < 2 годин DevOps / ШІ-Інженер + Директор
P2 (Операційний) Додати нового співробітника в CRM, оновити ціни номерів або годинників, скоригувати графік роботи в промпті. < 1 години < 6 годин (впродовж дня) Акаунт-менеджер + Інженер
P3 (Консультаційний) Запит на додавання нового креативу, роз'яснення аналітики конверсій, побажання щодо нових функцій на наступний місяць. < 2 годин < 24 годин Акаунт-менеджер / Media Buyer
Розділ 7

Календарний план дій Керівника агентства (30–60–90 днів)

Чіткі кроки: що робити сьогодні, цього тижня та впродовж наступних трьох місяців.

Тиждень 1 (Дні 1–7): Вхід у посаду, запуск найму та аудит дедлайнів Т1

Поточний спринт
1. Публікація вакансій: Розмістити оголошення на позиції Акаунт-менеджера та ШІ-інженера (за шаблонами з Розділу 3). Провести перші 5 співбесід.
2. Контроль відкритих задач: Перевірити статус виконання Фази 1 (CRM) за діаграмою Ганта для Leomare та ADMS Watch. Переконатися, що клієнти надали доступи.
3. Знайомство в чатах: Увійти в робочі чати клієнтів, представитися як Керівник агентства та зафіксувати намір суворо дотримуватися дедлайну 12 жовтня.

Тиждень 2 (Дні 8–14): Вихід Акаунта й Інженера та контроль Фази 2 (ШІ)

22.09 — 28.09
1. Введення команди в курс: Передати новому Акаунту спілкування з клієнтами та контроль Ганта. Передати Інженеру репозиторії та базу pgvector.
2. Тестування відповідей бота: Особисто протестувати 10 складних діалогів: перевірка вільних номерів Leomare через Servio та сувора заборона знижок у ADMS.
3. Найм Media Buyer: Провести фінальні співбесіди та підписати договір із Трафік-менеджером для підготовки креативів до Фази 3.

Тиждень 3 (Дні 15–21): Старт Meta Ads & Навчання персоналу клієнта

29.09 — 05.10
1. Контроль якості реклами: Верифікувати банери та відео: живі люди в інтер'єрах для Leomare, векторна верстка Puppeteer для ADMS. Перевірити Meta CAPI.
2. Тренінг адмінів клієнта: Акаунт проводить навчання персоналу клієнта роботі з мобільним додатком LeadConnector (SOP-06, перехоплення чату за 15 хв).
3. Перші конверсії: Аналіз перших бойових лідів та швидкості реакції персоналу.

Тиждень 4 (Дні 22–30): Бойовий тест, здача системи та перехід на Retainer

06.10 — 12.10
1. Стрес-тест 10 лідів: Прогін тестових заявок через усі канали (Instagram, WhatsApp, форми). Перевірка коректності записів у CRM.
2. Закриття 100% задач: Фіналізація всіх 84 завдань на діаграмі Ганта. Складання підсумкового звіту 1-го місяця.
3. Активація Retainer: Презентація результатів власникам Leomare та ADMS, підписання актів та переведення на постійну щомісячну абонплату.
🚀 Місяць 2–3 (Дні 31–90): Масштабування агентства до 5+ клієнтів

Після успішного запуску Leomare та ADMS агентство володіє готовими «Gold Standard Snapshots». Підключення кожного наступного клієнта (нового готелю чи люксового бренду) займає всього 3–4 дні замість місяця завдяки автоматичному клонуванню налаштувань. Мета Керівника на 90 днів: 5+ активних клієнтів на постійному щомісячному ретейнері та вихід на автономну прибутковість.